A assembleia de condomínio deve realizar-se, no mínimo uma vez por ano, nomeadamente na primeira quinzena de janeiro. É o que sugere a legislação, mas se todos os condóminos concordarem, pode ser fixada outra data.
O objetivo desta assembleia deverá ser, pelo menos, discutir e aprovar as contas do ano anterior e o orçamento para o ano corrente. A reunião deve realizar-se na sala de condóminos. Se o prédio não dispor dessa sala, deves sugerir outras opções, como por exemplo, o hall do prédio ou o átrio das garagens.
Na reunião em causa devem estar presentes todos os condóminos que residam ou não no prédio. Os não residentes devem indicar ao administrador a sua morada para o envio da convocatória, mesmo que seja noutro país. No caso de apartamentos arrendados, a convocatória deve ser enviada para os senhorios e não para os inquilinos.
Como administrador do prédio, assumirás a tarefa de convocar a assembleia. Porém, os condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital, também o podem fazer.
É importante ter presente que afixar um anúncio no hall do prédio não é suficiente, pois este procedimento, sem valor legal, pode ser uma via para que seja possível anular as decisões tomadas na reunião. Assim, poderás optar por um dos seguintes métodos, desde que o faças com, no mínimo, 10 dias de antecedência e tenhas um comprovativo em como o condómino recebeu a informação:
- Enviar a convocatória por carta registada para casa dos proprietários;
- Enviar a convocatória por e-mail, solicitando a confirmação da receção também por esta via. Esta opção só é válida se e para os condóminos que concordarem e ficar registado em ata;
- Notificar os condóminos em presença, pedindo-lhes que assinem o livro de protocolo, em como tomaram conhecimento.
Da convocatória deve constar a data, a hora, o local da reunião e ainda a ordem de trabalhos.
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